피할 수 없다면 편하게라도 : 반복업무 템플릿화 하는 법

반복 업무, 피할 수 없다면 줄여라

💡 10분 안에 이런 걸 알려드려요!

1. 반복 업무를 템플릿으로 대체할 수 있는 업무를 골라내는 방법
2. 메일, 노션, 스프레드시트를 통해 일을 템플릿화하는 노하우
3. 현직 저자가 쓰는 🎁노션 템플릿&스프레드시트 예제 파일 제공🎁

[저자 : 콘텐츠 플랫폼 9년차 마케티 최샐리]

'이번 주에 나는 얼마나 멋진 일을 했을까?'

한 주를 열심히 보내고 퇴근하는 금요일에 가끔 그런 생각이 든다. 야근도 몇 번 했고, 자투리 시간도 흘려보내지 않았다. 한 일은 많은데 막상 업무 보고서에는 쓸 말이 별로 없다. 이런 과정을 몇 주 동안 반복하다 보면 '나는 과연 팀에 필요한 사람일까?' 하는 생각에 빠지기도 한다. 

사람의 마음이 그렇다. 성취욕을 가진 사람이라면 누구나 더 멋진 일을 하고 싶어 한다. 내가 하는 모든 일이 폼 나는 일이면 좋겠지만, 폼 나는 일을 하기 위해서는 흔히 말하는 짜치는 반복 업무들을 먼저 해치워야 한다.

다른 일에 치여 폼 나는 일을 할 시간을 확보하기 쉽지 않았던 경험이 있을 것이다. 하기 싫은 반복 업무, 왜 못 없애는 걸까? 이에 대한 사람들의 생각을 모아봤다.

연차와 상관없이 반복 업무는 업무 리스트에서 빠지지 않고 등장한다. 기술이 발전할수록 새로운 툴이 생겨나지만 매번 배워서 활용할 시간이 부족하다. 업무에 필요한 고도화된 툴이 있다고 하더라도 우리 업무에 완벽하게 맞춤형으로 준비된 것이 아니기에 사용에 한계가 있다. 

대체 이 반복 업무, 왜 피할 수 없을까? 이유는 단순하다. 그것이 계속해서 누군가에게 꼭 필요한 정보 또는 도움을 주기 때문이다. 다시 말해 아무리 귀찮아도 팀에서 정말 필요한 업무이기 때문에 지긋지긋하더라도 끌고 가는 것이다. 

피할 수 없다면, 더 편하게 할 방법을 터득하자. 다양한 협업 부서와 업무를 했던 마케터이자 새로운 사업을 계속해서 준비하고 실행하는 사업개발 담당자로서 실무에서 체득해 업무 시간을 단축했던 팁을 공개해본다.

패턴·템플릿으로 만들 업무 골라내기

간단한 준비 운동이 있다. 반복 업무를 잘 해내려면 먼저 '왜 해야 하는지'를 파악해야 한다. 다시 말해 1)내가 어떤 목표로 어떤 일을 하는지를 파악하고, 2)일에 우선순위를 매긴 다음, 3)템플릿화할 수 있는 업무를 발견하는 것이 순서다.

1. 어떤 목표로 어떤 일을 하고 있는지 파악하자

모든 일에는 프로세스가 존재한다. 마케터는 기획하고, 협의한 뒤 실행할 방법을 찾아 대행사 또는 제작사와 협업해 제작한 광고를 송출한다. 서비스 기획자는 사용자의 VOC를 듣고 그에 걸맞게 서비스에서 개선할 점을 정리해 기획한 뒤 유관부서와 협업한다. 

그다음 실제 서비스 배포 일정을 확정하고, 실행부서와 협의된 수정 사항을 배포한다.

이렇듯 직무에 따라 하는 일들이 다르다고 볼 수도 있지만 큰 틀에서 보면 기획 > 운영 > 결과 확인이라는 프로세스는 변경되지 않는다.

핵심은 이 프로세스를 수행할 때 어떤 일이 반복적으로 일어나는지 파악하는 것이다. 지난 반기 동안 해온 업무를 노트 등 편한 곳에 나열해보자. 이때 '제휴', '마케팅' 등 큰 덩이가 아니라 최대한 작은 단위로 적으면 도움이 된다. 그리고 그 옆에는 투입 리소스를 1에서 5까지라고 했을 때 몇 정도를 할애했는지 적어본다. 업무 일지 등의 기록을 참조하는 것도 좋다.

여기까지 했다면 지난 분기에 내가 어디에 가장 많은 시간을 들였는지 파악이 되었을 것이다. 그런 다음 다음 준비운동을 이어 나가 보자.

2. 나만의 우선순위를 적어보자

각 업무에 투입한 리소스와는 별개로 중요도를 체크해서 '리소스는 많이 들어가지만 중요도는 낮은 일'을 골라낸다. 팀이나 내게 도움이 되어서 필요한 업무와 프로젝트를 진행하는 데 중요한 업무를 높은 우선순위에 두고 각 일의 우선순위를 상·중·하로 표시한다.

위의 예시에서 템플릿으로 만들 업무를 찾아보자. 첫째, '유관부서에 디자인/홍보 업무 요청'. 리소스는 많이 들어가면서 중요도는 낮은 업무다. 이런 업무의 패턴화·템플릿화가 먼저다. 패턴과 템플릿을 만들고 익숙해지는 데도 시간이 필요하기에 한 번에 하나씩 해결하기를 권장한다.

5분 이내 회신을 돕는 이메일 템플릿 제작

지금부터 실무에서 사용하고 있는 템플릿을 하나씩 소개하며 스킬을 공유하려고 한다.

1. 업무 요청 템플릿화 (난이도:하)

메일 시스템의 임시 보관함과 템플릿 기능을 잘 활용하면 업무의 효율성을 높일 수 있다. 앞서 확인한 '유관부서에 디자인/홍보 업무 요청'처럼 동료에게 요청해야 하는 업무는 메일함에 포맷을 만들어놓고 활용하면 편하다. 요청하는 항목이 늘 정해져 있는데도 매번 이전에 쓴 메일을 찾아서 복사하고 있다면, 다음의 예시를 적용해봐도 좋겠다.

디자이너에게 전달해야 하는 대표적인 정보로는 마감 기한, 요청 내용, 레퍼런스 등이 있다. 이외에 어떤 매체에서 어떤 소재가 어떻게 노출되어야 하는지, 그리고 이 상품이 어떻게 보여야 매력이 있을지에 대해 안내하는 내용 등이 더해질 것이다.

✉️ 디자인 요청 시의 메일 템플릿 예시

1. 1) 출시 상품명
2. 2) 출시 상품 주요 소구점
3. 3) 활용 가능 이미지 전달 여부
4. 4) 노출 위치 및 규격
5. 5) 배너 내 문구
6. 6) 레퍼런스
7. 7) 희망 완료 요청일

필요한 내용을 템플릿으로 저장해놓고 업무 요청에 활용한다. 디자이너의 피드백을 거치며 템플릿의 완성도가 점차 높아진다. 매번 새로 메일을 작성하는 시간과 빠뜨린 정보를 추가로 회신하느라 들이는 시간을 줄일 수 있다.

2. 프로세스 안내 템플릿화 (난이도:하)

조직 외부와 커뮤니케이션하면서 내부 프로세스(ex. 계약, 업무 프로세스, 입점 안내 등)를 안내해야 할 때가 있다. 이때 필요한 기본적인 인사, 안내 문구, 세부 안내 사항을 템플릿으로 저장한다. 세부 안내 사항의 경우, 메일 본문이 길어진다면 다음 챕터에서 설명할 스프레드시트로 정리할 수도 있다.

이렇게 준비해두면 언제든 상대에게 5분 이내에 회신할 수 있다. 그리고 추가로 문의 오는 내용들은 스프레드시트에 계속해서 보완해둔다. 그러면 이 내용을 처음 접하는 사람의 눈높이에 더 맞출 수 있다. 킥오프 미팅을 할 때도 문서를 띄워놓고 이야기 나눌 수 있다. 상대가 궁금해하는 것에 대한 대답을 한데 갖추는 셈이다.

템플릿 기능은 대부분의 메일 서비스가 제공하는 기본 기능이다. 반복적인 메일 회신에 지친 사람이라면, 5~7개 정도의 템플릿을 만들어놓고 업무에 적용해보면 단순 업무를 빨리 끝낼 수 있다.

1. Gmail 템플릿 사용법
2. 네이버 메일 템플릿 사용법

📌 업무 효율을 높이는 메일함 분리 팁

이미 임시 저장함과 템플릿을 잘 활용하고 있다면, 메일함 분리도 잘 활용하자. 론칭 일정과 같이 업무 진행을 위해 공유받는 내용 중 중요한 메일이 있다면 별도 메일함으로 분리해 최신 정보를 확인할 수 있도록 구분한다.

1. 1) 내게 온 메일함
2. 2) 내가 참조로 온 메일함
3. 3) 중요한 메일들을 보관하는 메일함(중요 메일로 표시해서 관리할 수도 있지만, 별도의 메일함으로 관리하는 편이 더 확인하기 쉬움.)
4. 4) 팀 이름으로 온 메일함을 나누고,
5. 5) 상위 조직장님이 보낸 메일만 받아보는 메일함을 추가로 설정해 팀 동향을 살피는 것도 좋은 방법이다.

업무를 관리하는 노션 템플릿 제작

노션은 주로 업무가 잘 진행되고 있는지를 보고하기 위한 TO DO 관리와 리서치 리포트, 회의록 작성 등에 활용하고 있다.

1. TO DO 관리 (난이도:하)

아래와 같이 이번 주나 이번 달에 해야 하는 일만 작성해두면, '오늘 할 일', '월간 완료한 업무 리스트', '진행 상황 및 완료 여부'를 손쉽게 정리해 볼 수 있다. 

1. 표 형태로 진행이 필요한 업무들을 간략하게 적고 프로젝트 이름을 태그로 만든다.
2. '오늘의 할 일' 보기를 추가한 후, '필터'를 클릭해 아래와 같이 걸러내면 오늘 끝내야 하는 일만 확인할 수 있다.
3. 목표 완료 일정: 오늘 날짜
4. 완료: 체크 표시되지 않음

1. 완료한 업무의 체크박스를 클릭하면, 업무 리스트는 물론, 캘린더 형태의 '월간 완료한 업무 리스트'에도 자동으로 연동된다. 일주일이 끝날 무렵 또는 월요일 주간 보고를 앞두고, 내가 한 주 동안 무슨 일을 끝냈는지 한눈에 확인할 수 있다.

1. 이후 '진행 상황 및 완료 여부'에서는 프로젝트 태그와 목표 일정을 소팅해, 진행 중인 일의 현황과 완료한 일의 경과를 참고해 월간 보고를 준비한다.

이렇게 하나의 'To do list'를 다양한 보기로 관리할 경우, 번거롭게 계속 새로 기록할 필요가 없다. 또 내가 지금 무슨 업무를 해야 하는지 매번 떠올리지 않아도 된다. 업무 내용을 보고할 때 내가 어떤 업무를 하고 있는지 한 번에 파악할 수도 있다. 해야 할 업무를 놓치지 않음으로써 효율성도 높아진다.

이때 To do list에 회의록/리포트 템플릿을 추가해두면 더 빠르게 기록할 수 있다. 매번 회의록/리포트 템플릿을 복사해 넣지 않아도 된다. 언제, 어떤 업무 과정에서 무슨 내용으로 미팅했는지를 To do list에 바로 작성할 수 있는 것이다.

그리고 나중에 프로젝트를 진행하면서 기록한 리포트과 회의록을 바로 열어볼 수 있기 때문에 프로젝트의 흐름을 다시 파악하기도 쉽다.

2. 프로젝트 관리 (난이도:중)

TO DO 관리 테이블을 '보드' 보기로 세팅하면 프로젝트별 진행 상황을 확인할 수 있다.

프로젝트별 업무 대시보드를 사용하면 프로젝트의 진행 상황을 한꺼번에 확인하기가 좋다. 그리고 진행 상황뿐만 아니라 앞서 미팅록/리포트를 기록해둔 TO DO와도 연동되어 있기 때문에 프로젝트별로 각 세부 업무의 히스토리까지 다 확인할 수 있다.

📌 노션 대시보드 템플릿 활용 팁

1. 가급적이면 페이지 안에 페이지, 즉 2개 뎁스 정도로만 두는 게 좋다. 그래야 복잡성이 줄어들고, 한눈에 파악할 수 있다. 노션에서 각 문서 내의 내용을 열람하는 데도 시간이 많이 투여될 수 있다.
2. 데이터베이스의 보기 기능을 활용해 하나의 데이터를 다양한 관점에 따라 살펴볼 수 있도록 설계하자.

[📝 노션 템플릿 이용 방법]

1. 템플릿을 사용하기 위해서는 개인 노션 계정이 필요합니다. 계정이 없으신 분은 노션 홈페이지에서 먼저 계정을 만들어 주세요.
2. 노션 계정을 만드셨다면 '프로젝트 대시보드 템플릿'을 클릭하세요.
3. 페이지 우측 상단에 표시된 [복제] 를 클릭하여 본인의 노션 워크스페이스에 템플릿을 복사하시면 됩니다.

협업의 효율을 높이는 스프레드시트 템플릿 제작

1. 안내 사항 템플릿화 (난이도: 중)

프로세스 안내 등은 메일로 다루기에는 길고 복잡하다. 따라서 스프레드시트 원본을 하나 만들고, 사본으로 만들어 상대에게 전달한다. 이렇게 안내하면 상대와 내가 같은 일정과 방향을 공유하고 있다는 것을 인지시킬 수 있다. 또, 업무가 장기화되었을 때 반복적으로 설명해야 하는 부분도 줄일 수 있다.

📅 외부 커뮤니케이션 시의 스프레드시트 템플릿

1. 시트1에서 내부 프로세스를 안내하고,
2. 시트2에 전달받아야 하는 내용을 정리한다.
3. 타이틀과 세부 내용을 별도로 적어 한눈에 들어오게 쓴다.
4. 필요 시 메모 기능으로 추가 설명을 덧붙일 수 있다.

안내하는 대상에 따라 사본을 만들어 활용하면 좋은 점이 있다. 업무 진행 상황이 드라이브에 쌓인다는 점이다. 언제 A 업체에 안내했는지 정리가 필요할 때 사본의 최초 생성일을 보면 바로 확인할 수 있다. 복잡한 메일함에서 검색하는 것보다 빠르다. 혹은 드라이브에서 '내가 마지막으로 수정한 날짜' 순으로 정렬을 해보면 진행 현황을 보고할 때도 유용하다.

2. 기획서/제안서 구조 템플릿화 (난이도: 하)

앞서 업무의 우선순위를 정할 때 '콜라보 제안서의 뼈대를 작성하는 업무'가 있었다. 제안하는 일의 개요와 구조를 정리하는 업무로, 스프레드시트를 써서 기획서나 제안서의 뼈대를 템플릿으로 만들어 놓으면 어디서부터 기획해야 할지 고민하는 시간이 줄어든다.

우선, 제안에 필요한 정보와 전략 및 아이디어를 스프레드시트로 정리해 포맷으로 저장한다. 담당하는 업무마다 기획이나 제안의 흐름은 다르나, 꼭 포함되어야 하는 내용들을 정리하는 데 목적이 있다.

물론 실제로 제안을 할 때는 별도의 장표를 활용하겠지만, 내용의 기본 구조는 같다. 새롭게 기획이나 제안을 해야 하는 상황이 되면, 스프레드시트를 열어 먼저 정리해놨던 구조를 바탕으로 답을 채워갈 수 있다.

그리고 이 시트를 계속 복사해서 활용하면 어디에 어떤 제안을 했는지를 한 파일에 모아놓을 수 있다. 이렇게 축적한 뼈대는 다른 기획과 제안을 준비할 때도 바로바로 참고할 수 있다. 과거의 나에게 도움을 받는 셈이다.

📅 기획서 및 제안서 스프레드시트 템플릿에 작성하는 항목

1. 프로젝트 개요
2. 진행 목적
3. 진행 목표
4. 진행 일정
5. 프로젝트 진행 WBS(Work breakdown structure, 업무분류체계)
6. 필요한 리소스
7. 등의 핵심을 한 장에 요약하고 축적할 수 있음

3. 데이터베이스 활용한 스프레드시트 (난이도:상)

마지막으로 소개하고 싶은 활용법은 공유용 스프레드시트 템플릿이다. 스프레드시트는 엑셀보다 사용할 수 있는 함수가 적지만 데이터베이스 기능 등 스프레드시트의 특장점이 그 단점을 이길 수 있기에 사용을 적극 추천하는 편이다.

시트와 시트를 연결하는 데이터베이스 기능이 처음엔 어렵게 느껴질 수 있지만, 일단 터득하면 일이 훨씬 쉬워진다. A 시트의 데이터를 B 시트에 복사-붙여넣기 하는 것이 아니라 연동해서 자동으로 불러오는 식이다.

예를 들어 우리팀에서 사용하는 A 시트가 있고, 마케팅팀에 홍보 업무를 요청하면서 마케팅팀으로부터 데이터를 받아야 하는 상황이라고 하자.

이때, 마케팅팀과 우리팀이 함께 A 시트를 쓴다면? 서로 필요치 않은 정보를 봐야 할 수 있다. 

그렇다고 각각 다른 시트를 활용한다면, 매번 마케팅팀에 협업 요청을 할 때마다 마케팅팀에서 받은 정보를 내가 A시트에 업데이트해야 할 것이다. 또 마케팅팀에서도 매번 최신 정보가 있을 때마다 다시 보내줘야 한다.

이때, importrange 함수를 활용하면 여러 시트에 업데이트할 일 없이 한 번의 업데이트로 연동된 모든 시트에 데이터가 기재되는데, 두 가지 방법으로 활용할 수 있다.

1) [우리팀] 시트에서 일부 데이터를 [마케팅팀] 시트에 연동시키기

특정 시트의 내용을 외부에 공개할 때 시트의 나머지 내용을 전달하지 않고 각자 필요한 정보만 전달할 수 있도록 한다. 데이터가 연동되므로 보고 또는 공유를 위해 매번 작업하지 않아도 충분하다.

예를 들어보자. [우리팀] 시트의 '담당자명'과 '프로젝트명'만 [마케팅팀] 시트에 연동시킬 수 있다. [마케팅팀] 시트에서 해당 데이터를 넣을 영역의 첫 셀에 =importange("[우리팀] 시트 링크, "시트명!범위")를 입력하면, 자동으로 데이터가 채워진다.

2) [우리팀] 시트 전체 데이터를 [마케팅팀] 시트에 연동시키기

전체 데이터를 가져오는 연결도 가능하다. [마케팅팀] 시트의 첫 셀(A1)에 =importange("[우리팀] 시트 링크, "시트명!A:Z")를 입력하면, 자동으로 데이터가 채워진다.

🗒️실전 예제 파일 사용법🗒️

1. 구글 계정에 먼저 로그인해주세요.
2. 1번과 2번을 각각 클릭하면 자동으로 사본이 생성됩니다.
3. 복사하면서 각 시트의 링크가 변경되므로, 붉은색 표시한 셀에 각 시트의 링크를 새롭게 입력해야 정상적으로 두 시트가 연결됩니다.
4. 연동되는 원리를 이해하고, 나만의 스프레드시트 작성에 적용해보세요!
5. 해당 템플릿은 수정되면 안 되는 원본이기 때문에 편집자 권한을 개인적으로 부여해드릴 수 없으므로, 복사 후 편집해서 사용해주시면 됩니다.

이 외에 하나 더 작은 팁을 공유하자면, 템플릿을 적용하기 전에 먼저 협업 또는 보고하는 상대에 대해 파악해보면 좋다는 것이다. 리더, 파트너사, 늘 기획안이 부실하다고 말하는 디자이너 등 상대에 따라 중요하게 생각하는 것이 다르다. 

1. 늘 시간이 없는 리더: 짧고 간략하며 핵심이 있는 결괏값
2. 싱크를 맞추기 위해 조금 더 상세한 설명이 필요한 파트너사: 구조나 방식에 대한 안내
3. 늘 기획안이 뭔가 부실하다고 말하는 디자이너: 레퍼런스 이미지

요청 사항에 따른 보충 내용은 캡처 또는 복사하기 좋은 구조로 구성한다. 특히 주요 활용하는 매체 (노트북, 모바일)에서 봤을 때 한눈에 들어올 수 있도록 구성하면 센스있는 동료가 될 수 있다.

새로운 일을 해낼 20%의 여유를 위해

먼저 단순 업무의 필요성을 되짚어 봤고, 업무들 중 어떤 것들을 먼저 템플릿화하는 게 좋을지 알아봤다. 실제 업무에 적용한 사례와 팁까지 함께 공유했다. 이 과정을 요약하면 '누구에게 보여줄 내용인지, 왜 해야 하는지 먼저 파악한 다음 나와 상대가 다루고 보기 편한 툴을 활용해 템플릿을 만들자' 정도로 정리할 수 있겠다.

업무에서 템플릿을 적극 활용하라고 다시 한 번 추천하고 싶다. 주체적으로 일을 한다는 효능감을 느끼며 업무를 할 수 있기 때문이다. 당신이 늘 앞에 있는 문제 사항을 풀어가는 데 집중하느라 정작 내 일에 있는 문제 사항을 푸는 방법을 생각해보지 않은 사람이라면 오히려 더 좋다. 하나씩 적용해 볼 때마다 더욱 크게 효능감을 느낄 것이다. 반복 업무를 보다 쉽게 해낼 수 있는 것은 물론이다.

누군가 내게 이런 과정을 통해 반복 작업의 굴레에서 완벽히 벗어났는지 묻는다면, 그렇지는 않다. 다만 주체적으로 내 리소스를 관리한 덕분에 새로운 일을 받아서 해나갈 20% 정도의 여유를 늘 가질 수 있는 사람이 되었다.

템플릿의 활용으로 확보한 시간은 새로운 툴이나 고민이 되었던 점을 해결할 방법을 찾아보고 공부하며 조금 더 생산성을 높이는 데 다시 투자하고 있다. 업무의 연장으로 자기 계발도 이뤄지고 있는 셈이다. 

이 아티클에서 공유한 내용들은 팀 동료들도 실제로 활용하고 있다. 나뿐만 아니라 우리 조직에도 좋은 인풋을 주고 있다는 것을 느낀다. 내가 반복하고 있는 일은 다른 누군가에게도 반복이다. 내가 찾은 방법을 함께 활용하면서 전체적인 생산성을 키워가고 있다는 생각이 들 때면 다른 어떤 일을 해낸 것보다 더 뿌듯하다.

오늘도 난 여전히 반복 업무를 하며 많은 시간을 보내고 있지만, 부디 이 아티클이 여러분의 업무 시간을 단축해주고, 반복 속에서 즐거움을 얻는 데 도움이 되었으면 한다.

👀 바쁘다면 이거라도!

1. 반복 업무를 피할 수 없는 이유는 그것이 계속해서 누군가에게 꼭 필요한 정보 또는 도움을 주기 때문
2. 1)내가 어떤 목표로 어떤 일을 하는지를 파악하고, 2)일에 우선순위를 매긴 다음, 3)템플릿화할 수 있는 업무를 발견하는 것이 순서
3. 업무 요청 템플릿화 - 메일 템플릿: 시간을 아끼고 협업의 합을 맞춰줌
4. 프로세스 안내 템플릿화 - 메일 템플릿: 잦은 문의에 5분 이내에 회신할 수 있게 해줌
5. 업무를 관리하는 노션 템플릿 제작: 업무를 체계화하고 히스토리를 빈틈없이 추적해줌
6. 안내 사항 템플릿화 - 스프레드시트 활용하기: 반복 설명을 줄여주면서 히스토리도 누적
7. 기획서/제안서 구조 템플릿화: 매번 맨땅에서 시작하지 않도록 고민하는 시간을 줄여줌
8. 데이터베이스 활용한 스프레드시트: 필요한 정보만 공유하면서 업데이트 부담을 줄여줌

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